امروزه با گسترش فرهنگ کاری در جامعه، فرصت‌های شغلی بسیاری ایجاد شده است. اما نکته‌ی مهمی که در خصوص پیشرفت و ایجاد حس بهتر در مخاطبان یک مجموعه وجود دارد، این است که به دکوراسیون داخلی اداری اهمیت بیشتری بدهیم. شرکت‌های بسیاری هستند که با درک اهمیت این اصل مهم، فضای زیبا در عین کاربردی بودن را برای کارمندانشان ایجاد کرده‌اند. اما برخی از شرکت‌ها هم هستند که به علت کمبود بودجه و نداشتن فضای کاری مناسب، به اجبار باید از فضاهای کاری اشتراکی و به طبع سالن‌های کنفرانس اجاره‌ای استفاده کنند. از آنجا که سالن کنفرانس بخش مهمی از شرکت و فضای کاری محسوب می‌شود، نمی‌توان از اهمیت آن غافل شد. اما اگر شما هم قصد اجاره فضای کنفرانس برای برگزاری جلسات خود را دارید، پیشنهاد می‌کنیم که تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا به بررسی بیشتر مزایا و معایب اجاره اتاق کنفرانس، با نکات پیرامون این حوزه آشنا شویم.
مدت زمان تقریبی مطالعه‌ی این مقاله 8 دقیقه می‌باشد.
اهمیت وجود سالن کنفرانس در ادارات
همانطور که اشاره کردیم، برای پیشبرد اهداف تجاری خود نیاز داریم تا با در اختیار داشتن فضایی مناسب برای تبادل نظرات و گفتگو، تصمیمات درستی در خصوص نحوه‌ی اجرای پروژه‌های مختلف بگیریم. اگر فضای کافی برای ایجاد کردن سالن کنفرانس در اختیار دارید، می‌توانید با تهیه مبلمان اداری مناسب، فضایی زیبا و کاربردی ایجاد کنید. اما اگر ایجاد چنین فضایی برای شما میسر نبود باید چه کاری انجام داد؟ در این خصوص راه‌حل‌های مختلفی وجود دارد؛ از جمله اجاره اتاق کنفرانس! این کار نه تنها خیال شما را از بابت داشتن فضایی راحت و مناسب آسوده می‌کند، بلکه در هزینه‌های شما نیز صرفه جویی خواهد کرد. اما در کنار این مزایا، قطعا معایبی هم وجود خواهند داشت که باید به صورت موردی به هر کدام از آنها رسیدگی کرد.
مزایای اجاره سالن کنفرانس
اگر به هر دلیلی امکان ایجاد فضای مناسب و تجهیز سالن کنفرانس برای شما میسر نبود، جای هیچ نگرانی نیست؛ چراکه می‌توانید با اجاره‌ی فضایی مناسب نتیجه‌ی مورد نظر خود را از جلسات به دست آورید. از جمله مهم‌ترین مزایای اجاره فضای اشتراکی برای کنفرانس عبارت‌اند از:
صرفه جویی هزینه‌ها
یکی از اولین مشکلاتی که ممکن است سد راه شرکت‌ها و استارت‌آپ‌های کوچک قرار بگیرد، هزینه‌های بالای ایجاد سالن کنفرانس است. به طور مثال خرید مبلمان اداری مناسب برای چنین فضایی خودش با چالش‌های زیادی از جمله هزینه‌های بالا همراه است. اما اگر همین سالن کنفرانس را اجاره کنید، تا حد زیادی در هزینه‌های جاری شرکت صرفه‌جویی کرده و حتی جلسات مفید‌تری نیز خواهید داشت.
با اجاره اتاق کنفرانس به تجهیزات حرفه‌ای دسترسی دارید!
استفاده از تجهیزات حرفه‌ای و الکترونیکی در سالن کنفرانس، ارتباط زیادی با هزینه خواهد داشت. اما یکی از مزایای اجاره اتاق کنفرانس این است که با پرداخت کمترین هزینه، به بهترین امکانات و تجهیزات دسترسی خواهید داشت. از تخته‌های هوشمند گرفته تا لپ‌تاپ و کامپیوترهای پیشرفته، همگی در بهترین وضعیت موجود در اختیار شما قرار دارد!
افزایش اعتبار برند و هویت شرکت
برگزاری جلسات مهم با اهداف مختلفی از جمله گفت و گو با تیم‌های همکار و شرکای تجاری صورت می‌پذیرد. اما اگر فضای مناسبی در اختیار شما قرار نداشته باشد چه برداشتی از مجموعه خواهد شد؟ به همین دلیل اگر بنا به برگزاری چنین گفتگوهای رسمی بود، بهتر است که با اجاره اتاق کنفرانس محیطی مناسب و با امکانات درخور مجموعه، دید بهتری نسبت به شرکت تان درست کنید.
اجاره اتاق کنفرانس در مراکز شهر
یکی دیگر از مزایای اجاره اتاق کنفرانس این است که معمولا این فضاها در مراکز شهر واقع شده‌اند. پس تمامی مراجعین می‌توانند با خیال راحت رفت و آمد کرده و به امکانات مختلفی مثل مراکز خرید، فروشگاه و رستوران‌های مختلف فراهم است.
این را هم بخوانید: با ۷ مورد از مزایای میز کار گروهی در دکوراسیون اداری آشنا شوید!
معایب اجاره اتاق کنفرانس، سد راه شرکت‌های کوچک
با توجه به مزایای زیادی که در خصوص اجاره سالن‌های کنفرانس وجود دارد، نباید از معایب آن نیز چشم پوشی کرد. مواردی که ممکن است برای شرکت‌های بزرگ و کوچک مانع بزرگی باشند. به عنوان مثال:
محدودیت زمانی
اگر در مجموعه یا شرکت خود فضای اختصاصی برای برگزاری جلسات در اختیار داشتید، با مشکلاتی مثل محدودیت زمانی روبرو نبودید. اما به علت؟ تصور کنید که جلسه‌ی مهمی با اعضای تیم‌های همکار و مدیران شرکت در پیش دارید. معمولا زمان برگزار کردن چنین جلساتی قابل پیش‌بینی نیست و از آنجا که مجموعه خودش فضای اختصاصی برای کنفرانس دارد، نگرانی از این بابت وجود نخواهد داشت. اما برای شرکت‌هایی که تنها راه حل آنها اجاره اتاق کنفرانس است، این موضوع دردسرهایی به همراه خواهد داشت. اینکه با محدودیت زمانی 1 ساعته، 2 ساعته و … مواجه باشید، ناخودآگاه حس استرس و اضطراب را در طول جلسه ایجاد خواهد کرد.
دکوراسیون دلخواه خودتان را نخواهید داشت
یکی دیگر از معایب اجاره اتاق کنفرانس، این است که دیگر با فضایی اختصاصی و دکوراسیون دلخواه روبرو نیستید. از این رو حق انتخابی در خرید مبلمان اداری، میز و صندلی کنفرانس و … نخواهید داشت.
نیاز به هماهنگی و رزرو
برای اجاره اتاق کنفرانس باید با هماهنگی قبلی از اتاق مورد نظر استفاده کنید. به همین ترتیب بدیعی است که از چند روز قبل فضای مورد نظر را اجاره کنید. اما در مواقع ضروری و برنامه‌ریزی نشده، چنین موضوعی کمی ناخوشایند جلوه می‌کند. حتی در بعضی مواقع ممکن است که فضای مورد نظر در دسترس نبوده و یا حتی اتاقی با ظرفیت مورد نظر شما قابل سفارش نباشد.
مشکلات فنی احتمالی
درست است که در اختیار داشتن طیف گسترده‌ای از تجهیزات یکی از مزایای اجاره اتاق کنفرانس بود، اما در دل همین موضوع، ایراداتی هم وجود خواهد داشت. به عنوان مثال اگر در طول برگزاری جلسات با مشکلات فنی مختلفی مواجه شدید، نباید انتظار معجزه و عیب‌یابی سریع را داشته باشید. این موضوع به خودی خود می‌تواند تاثیر منفی زیادی در کیفیت برگزاری جلسات شما داشته باشد و یا حتی مانع ادامه‌ی آن! پس حواستان به این نکته باشد!
اجاره اتاق کنفرانس با تمام محدودیت‌هایی که دارد، برای افراد بسیاری گزینه‌ی مناسبی تلقی می‌شود. در این مقاله سعی کردیم تا با بررسی بیشتر مزایا و معایب اجاره اتاق کنفرانس، با برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های چنین فضایی آشنا شده و بتوانیم بنا بر نیاز، اقدام به استفاده از آن بکنیم. طبیعی است که اگر فضای اختصاصی برای برگزاری جلسات در اختیار ندارید، به ناچار باید به فکر اجاره‌ی فضای مناسبی باشید.
